Allgemeine Hinweise
Vielen Dank für Ihr Interesse an unserer Website. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Im Folgenden finden Sie Informationen zum Umgang mit Ihren Daten, die durch Ihre Nutzung unserer Website erfasst werden. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt entsprechend den gesetzlichen Regelungen zum Datenschutz. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.
Die folgende Datenschutzerklärung erklärt Ihnen im Sinne der Informationspflicht und des Auskunftsrechts
TARIS ist ein Voicebot-Service zur automatisierten Gesprächsannahme, Transkription und Weiterleitung von Gesprächsinhalten an Kunden (z. B. Support, Arztpraxen, Anwaltskanzleien etc.). Während des Gesprächs werden personenbezogene Daten erhoben, darunter z. B.: Name, Telefonnummer, Anliegen / Gesprächsinhalte, Rückrufwunsch / bevorzugte Zeit sowie ggf. besonders schützenswerte Informationen (z. B. medizinische oder rechtliche Angaben). Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Erfüllung des konkreten Auftrags. Rechtsgrundlage ist in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen) sowie, falls erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit.f (berechtigtes Interesse) mit Abwägung und Transparenz. Besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) werden nur verarbeitet, wenn es für den spezifischen Use-Case erforderlich ist und zusätzliche Schutzmaßnahmen greifen; dann ist auch Art. 9 DSGVO relevant.
Sie als Kunde sind datenschutzrechtlich Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Die TARIS-Betreibenden (z. B. Hallo - IT GmbH / DUSOFFICE) übernehmen die Rolle des Auftragsverarbeiters. Die Rechte, Pflichten und technischen/organisatorischen Rahmenbedingungen werden in einer schriftlichen Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geregelt.
Ja. TARIS erstellt ein strukturiertes Transkript des Gesprächs, das nur die für die Weiterverarbeitung relevanten Inhalte (Kontaktdaten, Anliegen, Rückrufwünsche usw.) enthält. Eine Audioaufzeichnung oder Speicherung von Tondateien erfolgt nicht.
Sie als Kunde können konfigurieren, wie lange TARIS Daten hält:
Die maximale dauerhafte Speicherdauer von Transkriptionen beträgt 30 Tage; danach erfolgt keine weitere Speicherung. Für Löschvorgänge werden Transaktions-IDs verwendet, um nachzuweisen, dass und wann eine Löschung vollzogen wurde, ohne dabei personenbezogene Inhalte selbst in Logs zu speichern (Prinzip der Datenminimierung, Art. 5 DSGVO).
TARIS wertet Gesprächsinhalte nicht inhaltlich automatisch aus oder filtert sie eigenständig. Besonders schützenswerte Informationen (z. B. aus medizinischem oder rechtlichem Kontext) werden gleichbehandelt, es findet aber keine Weiterverwendung außerhalb des Auftrags statt. Für Berufsgeheimnisträger (Ärzte, Anwälte etc.) ist § 203 StGB relevant: Geheimnisträger dürfen vertrauliche Informationen nicht unbefugt offenbaren. Durch passende vertragliche Vereinbarungen (Vertraulichkeit, Auftragsverarbeitung) sowie technische Maßnahmen wird sichergestellt, dass TARIS diese Geheimhaltungspflichten unterstützt und nicht verletzt. Bei Bedarf können zusätzliche Hinweis- oder Rückruflogiken auf bestimmte Begriffe/Themen eingerichtet werden – nach Ihren Vorgaben.
Sie als Kunde erhalten ausschließlich die strukturierten Gesprächsinhalte. Tarifbetreiber / technische Systeme (z. B. DUSOFFICE, halloIT) greifen nur im Rahmen der beauftragten Verarbeitung zu. Keine Weitergabe an Dritte für eigene Zwecke. Keine Nutzung für KI-Training oder sonstige Sekundärverarbeitung. Das bedeutet: Die Daten Ihrer Anrufer werden weder von uns noch von unseren Partnern zu Trainings-, Analyse- oder Marketingzwecken verwendet. Zugriffe sind intern durch technische und organisatorische Maßnahmen geregelt und auf das notwendige Minimum beschränkt (Need-to-Know-Prinzip).
Die Datenverarbeitung erfolgt unter Anwendung angemessener Sicherheitsmaßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO, z. B.:
Diese Maßnahmen stellen sicher, dass Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit geschützt sind.
Ab voraussichtlich Ende des Jahres wird zusätzlich eine Option verfügbar sein, bei der keine personenbezogenen Daten mehr persistent gespeichert werden. In diesem Modus wird die gesamte Verarbeitung rein im flüchtigen Arbeitsspeicher (RAM) durchgeführt. Nach der Antwortgenerierung werden die Daten unmittelbar verworfen, es verbleibt kein permanenter Footprint (kein Datenbankeintrag, keine Session-Persistenz). Dieses Verfahren reduziert Risiken erheblich, da nichts gespeichert wird, was später kompromittiert oder rechtlich angefragt werden könnte. Die Funktion wird als Privacy-by-Design-Erweiterung kommuniziert – vorerst nur oberflächlich als kommende Option, später (nach Inbetriebnahme) als Standardmodus für besonders datenschutzempfindliche Szenarien.
Betroffene (Anrufer) haben nach der DSGVO Rechte wie:
Diese Anfragen müssen über Sie als Verantwortlichen gestellt werden. TARIS unterstützt technisch bei der Umsetzung (z. B. durch Löschung gespeicherter Transkripte), sofern eine entsprechende Zwischenspeicherung konfiguriert war. TARIS hat keinen direkten Kontakt zum Anrufer und kann Auskunfts- oder Löschanfragen nur durch Sie vermitteln bzw. ausführen.
Folgende externe Dienstleister sind beteiligt und vertraglich eingebunden:
Alle Partner sind auf DSGVO-konformem Niveau vertraglich gebunden, dürfen Daten nur im Rahmen der Weisung verarbeiten und nicht für eigene Zwecke verwenden. Europäische bzw. überwiegend deutsche Serverstandorte werden verwendet.
Die erhobenen Daten werden ausschließlich für den Zweck der Gesprächsverarbeitung und -weiterleitung verwendet. Eine anderweitige Nutzung – insbesondere für KI-Modelltraining, Profilbildung, Werbung oder Weitergabe – findet nicht statt, es sei denn, es liegt eine ausdrückliche, informierte Einwilligung vor. Dieser Grundsatz entspricht dem Zweckbindungs- und Datenminimierungsgebot aus Art. 5 DSGVO.
Wir dokumentieren unsere Prozesse und Entscheidungsgrundlagen gemäß Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2 DSGVO). Dazu gehören u. a.:
Auf Wunsch stellen wir bereit:
DUSOFFICE GmbH & Co. KG
Grafenberger Allee 277-287
40237 Düsseldorf
Registergericht: Amtsgericht Düsseldorf
Registernummer: HRA 25679
Persönlich haftende Gesellschafterin der DUSOFFICE GmbH & Co. KG:
DUSOFFICE Verwaltungs GmbH
Geschäftsführer der DUSOFFICE Verwaltungs GmbH: Sebastian Keiser
Registergericht: Amtsgericht Düsseldorf
Registernummer: HRB 88320
Telefon: +49 (0) 211 4 36 91-0
info@dusoffice.de
halloIT
Adlerstr. 10
40211 Düsseldorf
datenschutz@hallo-it.de
Im Folgenden finden Sie Informationen dazu, welche Betroffenenrechte das geltende Datenschutzrecht Ihnen gegenüber dem Verantwortlichen hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gewährt:
Sofern Ihre personenbezogenen Daten von uns auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dies aus Gründen erfolgt, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Soweit sich der Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zwecke von Direktwerbung richtet, haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht ohne das Erfordernis der Angabe einer besonderen Situation. Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an datenschutz@dusoffice.de.
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Die meisten Browser bieten zudem eine sog. „Do-Not-Track-Funktion“ an, mit der Sie angeben können, dass Sie nicht von Websites „verfolgt“ werden möchten. Wenn diese Funktion aktiviert ist, teilt der jeweilige Browser Werbenetzwerken, Websites und Anwendungen mit, dass Sie nicht zwecks verhaltensbasierter Werbung und Ähnlichem verfolgt werden möchten. Informationen und Anleitungen, wie Sie diese Funktion bearbeiten können, erhalten Sie je nach Anbieter Ihres Browsers. Zusätzlich können Sie standardmäßig das Laden sog. Scripts verhindern. NoScript erlaubt das Ausführen von JavaScripts, Java und anderen Plug- ins nur bei vertrauenswürdigen Domains Ihrer Wahl. Informationen und Anleitungen, wie Sie diese Funktion bearbeiten können, erhalten Sie über den Anbieter Ihres Browsers (z. B. für Mozilla Firefox unter: https://addons.mozilla.org/).
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Wenn Sie uns per Kontaktformular oder E-Mail-Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular bzw. Ihrer E-Mail inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir in keinem Fall ohne Ihre Einwilligung weiter. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihres Anliegens gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage auf den Abschluss eines Vertrages abzielt. Ihre Daten werden nach abschließender Bearbeitung Ihrer Anfrage gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Sie haben die Möglichkeit, sich für bestimmte auf unserer Webseite bereitgestellte Dienste zu registrieren und damit als Kunden angelegt zu werden. Im Rahmen der Registrierung und Einrichtung erheben und verwenden wir folgende personenbezogenen Daten:
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