Kleine und mittlere Teams
Professionelle telefonische Erreichbarkeit, ohne zusätzlich dauerhaft einen eigenen Sekretariatsarbeitsplatz besetzen zu müssen.
Sekretariatsservice mit TARIS
Ein externes Sekretariat, das KI und echten Kundenservice verbindet.
TARIS übernimmt definierte Sekretariatsaufgaben rund um Ihre telefonische Erreichbarkeit: Anrufe annehmen, Anliegen erfassen, Informationen geben, Termine und Rückrufe organisieren oder Gespräche weiterleiten. Für individuelle und sensible Gespräche kann der Service mit echten DUSOFFICE-Mitarbeitern kombiniert werden.
24/7rund um die Uhr erreichbar
Freie Sprachenatürlich sprechen und verstanden werden
Mehrsprachigfür unterschiedliche Anrufer
Mensch + KIoptional mit echtem Serviceteam
Sekretariatsservice für den echten Arbeitsalltag
Erreichbar bleiben, ohne dass Ihr Team ständig aus seiner Arbeit gerissen wird.
Ein externes Sekretariat ist vor allem dann wertvoll, wenn Anrufe professionell bearbeitet werden sollen, aber intern nicht jederzeit jemand verfügbar sein kann. TARIS kann dauerhaft, zu bestimmten Zeiten oder nur als Überlauf übernehmen – und dabei deutlich mehr tun als eine klassische Anrufannahme.
Beratung, Außendienst und Termine
Anrufe werden bearbeitet, während Ihr Team in Gesprächen, bei Kunden, auf Baustellen, in Behandlungen oder in Besprechungen gebunden ist.
Urlaub, Krankheit und Spitzenzeiten
Der Service kann genau dann übernehmen, wenn intern Kapazität fehlt – dauerhaft, zeitweise oder als Überlauf.
Sensible Gespräche
Wo Automatisierung nicht passt oder ein Anrufer ausdrücklich einen Menschen möchte, kann ein echter Servicemitarbeiter übernehmen.
Welche Aufgaben übernommen werden können
Von der Anrufannahme bis zum vorbereiteten Vorgang.
Sie entscheiden, welche Aufgaben TARIS selbst ausführt, welche Informationen nur erfasst werden und wann ein echter Mitarbeiter oder Ihr eigenes Team übernimmt. Dadurch entsteht ein Sekretariatsservice, der zu Ihrem Unternehmen passt.
Anrufe annehmenWir melden uns mit Ihrem Firmennamen und Ihrer gewünschten Begrüßung.
Rückrufwünsche aufnehmenName, Telefonnummer, Anliegen und gewünschter Ansprechpartner werden strukturiert erfasst.
Gespräche weiterleitenNur die Gespräche, die nach Ihren Regeln intern landen sollen, werden direkt verbunden.
Termine aufnehmenTerminwünsche und erforderliche Informationen können nach Ihren Vorgaben aufgenommen werden.
Informationen erteilenFreigegebene Standardinformationen beantworten wir direkt im Gespräch.
Vorgänge dokumentierenSie erhalten die relevanten Gesprächsinformationen unmittelbar nach dem Anruf.
Einfach eingerichtet
Vier Schritte. Danach arbeitet TARIS wie Ihr externes Sekretariat.
Aufgaben festlegen
Wir stimmen Begrüßung, Ansprechpartner, Zuständigkeiten und gewünschte Sekretariatsaufgaben mit Ihnen ab.
Weiterleitung aktivieren
Ihre bestehende Rufnummer kann über eine Rufweiterleitung mit TARIS verbunden werden. Sie leiten die gewünschten Anrufe zu TARIS.
Anliegen bearbeiten
Unsere Mitarbeiter führen die Gespräche in Ihrem Firmennamen und nach den vereinbarten Regeln.
Informationen übergeben
Rückrufwünsche, Termine und relevante Vorgänge gehen an die von Ihnen festgelegten Empfänger.
Einsatzmodelle
So flexibel wie Ihr Arbeitsalltag.
Sie müssen Ihr Telefon nicht vollständig auslagern. TARIS kann genau dort übernehmen, wo Ihr internes Team Unterstützung braucht.
Als vollständiges externes Sekretariat
TARIS übernimmt die erste telefonische Anlaufstelle und bearbeitet definierte Sekretariatsaufgaben.
Als Überlauf
Wir übernehmen nur dann, wenn intern gerade niemand rechtzeitig ans Telefon gehen kann.
Zu festen Zeiten
Zum Beispiel während Besprechungen, Pausen, Randzeiten oder konzentrierten Arbeitsphasen.
Als Urlaubs- oder Krankheitsvertretung
Ihre telefonische Erreichbarkeit bleibt bestehen, auch wenn interne Mitarbeiter zeitweise ausfallen.
Telefonservice oder Sekretariatsservice?
Der Unterschied liegt im Umfang der Aufgaben.
Beim Telefonservice steht die professionelle Anrufannahme im Mittelpunkt. Der Sekretariatsservice geht weiter und bindet zusätzliche definierte Aufgaben wie Rückrufmanagement, Terminaufnahme und Informationsweitergabe in den Ablauf ein.
TelefonserviceAnrufe annehmen, Anliegen erfassen, Gespräche weiterleiten und Nachrichten übermitteln.
SekretariatsserviceZusätzlich klar definierte organisatorische Aufgaben rund um den telefonischen Kundenkontakt übernehmen.
Häufige Fragen
Was Unternehmen zum Sekretariatsservice wissen möchten.
Welche Sekretariatsaufgaben kann TARIS übernehmen?
Telefonische und klar definierte organisatorische Aufgaben rund um Anrufannahme, Rückrufe, Termine, Informationen und Weiterleitungen. Welche Aufgaben konkret übernommen werden, legen wir vor dem Start mit Ihnen fest.
Kann ich den Service nur zeitweise nutzen?
Ja. Die Rufweiterleitung lässt sich flexibel aktivieren und deaktivieren. Der Service kann dauerhaft, zu festen Zeiten oder nur bei Bedarf eingesetzt werden.
Können unterschiedliche Ansprechpartner und Abteilungen hinterlegt werden?
Ja. Ansprechpartner, Abteilungen, Zuständigkeiten und unterschiedliche Gesprächsregeln können individuell hinterlegt werden.
Bleibt meine bestehende Telefonnummer erhalten?
Ja. Ihre vorhandene Rufnummer bleibt bestehen. Sie richten lediglich die gewünschte Rufweiterleitung zu TARIS ein.
Sekretariatsservice besprechen
Welche Aufgaben sollen wir Ihrem Team abnehmen?
Beschreiben Sie uns kurz Ihre aktuelle Situation. Wir zeigen Ihnen, wie TARIS sich sinnvoll in Ihren Arbeitsalltag einfügen kann.