Terminart erkennen
TARIS unterscheidet nach Ihren Vorgaben zwischen verschiedenen Terminarten, Ansprechpartnern, Standorten oder Leistungen.
Terminservice mit TARIS
Termine direkt im Gespräch organisieren – statt Rückrufschleifen.
TARIS kann Terminwünsche im Anruf aufnehmen, freie Zeiten nach Ihren Regeln berücksichtigen und – bei angebundenem Kalender – Termine vereinbaren, verschieben oder stornieren. Welche Terminarten, Zeitfenster und Pflichtangaben gelten, bestimmen Sie.
24/7rund um die Uhr erreichbar
Freie Sprachenatürlich sprechen und verstanden werden
Mehrsprachigfür unterschiedliche Anrufer
Mensch + KIoptional mit echtem Serviceteam
Terminorganisation statt Telefon-Pingpong
Aus dem Anruf wird direkt ein verwertbarer Terminvorgang.
Ein Terminservice soll nicht nur „Terminwunsch notieren“. TARIS kann bereits im Gespräch klären, welcher Termin benötigt wird, welche Person oder Leistung zuständig ist, welche Angaben erforderlich sind und welche Zeitfenster infrage kommen. Dadurch reduziert sich die interne Nacharbeit deutlich.
Pflichtangaben erfassen
Name, Kontaktdaten und weitere für die Terminvergabe notwendige Informationen werden direkt im Gespräch vollständig aufgenommen.
Kalender einbinden
Bei entsprechender Anbindung kann TARIS verfügbare Zeiten berücksichtigen und Termine nach den von Ihnen freigegebenen Regeln eintragen, verschieben oder stornieren.
Ausnahmen sauber übergeben
Sonderfälle, dringende Anliegen oder Terminwünsche außerhalb der definierten Regeln werden nicht improvisiert, sondern gezielt an den vorgesehenen Menschen übergeben.
Ihre Regeln für jeden Termin
Sie bestimmen, wann TARIS buchen darf – und wann ein Mensch entscheidet.
Terminlängen, Vorlaufzeiten, Standorte, Zuständigkeiten, Sperrzeiten, notwendige Angaben und Eskalationen werden vor dem Start definiert. So bildet TARIS Ihren bestehenden Terminprozess ab, statt einen fremden Standardprozess aufzuzwingen.
Terminwünsche erfassenAnlass, Ansprechpartner und relevante Angaben werden vollständig aufgenommen.
Termine koordinierenFreigegebene Zeitfenster oder vereinbarte Terminregeln können direkt berücksichtigt werden.
Rückrufwünsche aufnehmenKontaktdaten, Anliegen und gewünschter Ansprechpartner werden strukturiert dokumentiert.
Erreichbarkeit abstimmenPassende Rückrufzeiten oder Zeitfenster werden bereits im Gespräch geklärt.
Dringlichkeit unterscheidenWichtige Vorgänge können nach Ihren Eskalationsregeln besonders gekennzeichnet werden.
Vorgänge übergebenDie Informationen gehen gezielt an den festgelegten Mitarbeiter oder die zuständige Abteilung.
Zwei Aufgaben, ein sauberer Prozess
Terminservice und Rückrufservice greifen direkt ineinander.
Deshalb führen wir beide Leistungen bewusst auf einer Seite zusammen.
Terminservice
Wir erfassen Terminwünsche, erforderliche Angaben und – wenn vereinbart – passende Zeitfenster. So muss Ihr Team nicht jeden Termin telefonisch selbst koordinieren.
Rückrufservice
Wir bereiten Rückrufe so vor, dass Ihr Mitarbeiter nicht erst nachfragen muss, worum es geht und wann der Anrufer erreichbar ist.
Termin statt Rückruf
Wo es sinnvoll ist, kann aus einem allgemeinen Rückrufwunsch direkt ein konkreter Terminwunsch werden.
Rückruf statt Weiterleitung
Wenn ein Mitarbeiter gerade nicht gestört werden soll, wird der Vorgang vollständig aufgenommen und zur späteren Bearbeitung übergeben.
Einfach eingerichtet
Vier Schritte. Danach laufen Termine und Rückrufe nach Ihren Regeln.
Regeln festlegen
Wir stimmen Pflichtangaben, Ansprechpartner, Zeitfenster und Prioritäten mit Ihnen ab.
Anruf übernehmen
TARIS meldet sich in Ihrem Firmennamen und klärt, ob Termin, Rückruf oder Weiterleitung benötigt wird.
Vorgang vorbereiten
Alle vereinbarten Informationen werden direkt im Gespräch strukturiert aufgenommen.
Gezielt übergeben
Termin- oder Rückrufvorgang geht an die festgelegte Person oder Abteilung.
Als Ergänzung zum Telefonservice
Mehr als nur „Bitte zurückrufen“.
Der Telefonservice stellt Ihre Erreichbarkeit sicher. Der Termin- & Rückrufservice geht einen Schritt weiter: Er bereitet den nächsten Kontakt so vor, dass intern möglichst wenig Nacharbeit entsteht.
TelefonserviceAnruf professionell annehmen, Anliegen erfassen und nach Ihren Regeln behandeln.
Termin- & RückrufserviceAus dem Anliegen wird direkt ein strukturierter Termin- oder Rückrufvorgang.
Häufige Fragen
Was Unternehmen zum Termin- & Rückrufservice wissen möchten.
Können Termine direkt vereinbart werden?
Ja, sofern die dafür notwendigen Regeln, Zeitfenster oder Kalenderzugänge vorher mit uns abgestimmt wurden. Alternativ nehmen wir den Terminwunsch vollständig auf und übergeben ihn zur Bestätigung.
Welche Informationen werden bei einem Rückruf erfasst?
Das legen Sie fest. Typisch sind Name, Telefonnummer, Anliegen, gewünschter Ansprechpartner, Dringlichkeit und passende Rückrufzeiten.
Kann ein Rückruf nach Dringlichkeit priorisiert werden?
Ja. Sie können definieren, welche Anliegen besonders gekennzeichnet oder nach festgelegten Regeln direkt eskaliert werden sollen.
Kann der Service nur für bestimmte Mitarbeiter genutzt werden?
Ja. Ansprechpartner, Abteilungen und Regeln können individuell hinterlegt werden.
Termin- & Rückrufservice besprechen
Wie sollen Termine und Rückrufe bei Ihnen organisiert werden?
Wir bilden Ihren bestehenden Ablauf ab und übernehmen genau die Schritte, die Ihr Team heute unnötig Zeit kosten.