Meldung im Kanzleinamen und strukturierte Aufnahme des Anliegens.
Telefonservice für Kanzleien
Professioneller erster Kontakt für Ihre Mandanten.
TARIS übernimmt den professionellen telefonischen Erstkontakt für Ihre Kanzlei, erfasst Mandantenanliegen strukturiert und bereitet Rückrufe so vor, dass Ihr Team gezielt reagieren kann.
Typische AufgabenDas übernehmen wir für Sie.
- Mandantenanfragen aufnehmen
- Rückrufwünsche erfassen
- Kontaktdaten vollständig dokumentieren
- Anliegen dem passenden Bereich zuordnen
Ihr Alltag
Mandanten erwarten Erreichbarkeit – auch wenn gerade niemand ans Telefon kann.
Gerichtstermine, Besprechungen und konzentrierte Fallarbeit vertragen sich schlecht mit dauernden Unterbrechungen. Gleichzeitig erwarten Mandanten eine professionelle Erreichbarkeit.
Name, Rückrufnummer und weitere gewünschte Angaben vollständig erfassen.
Anliegen und Priorität nach Ihren Vorgaben dokumentieren.
Bei TARIS können Termine nach Ihren Regeln koordiniert werden.
So funktioniert es
Ein klarer Ablauf für jeden Anruf.
Vor dem Start legen wir gemeinsam fest, welche Informationen wir erfassen und was anschließend passieren soll.
Begrüßung
Meldung im Namen Ihrer Kanzlei.
Anliegen erfassen
Neue Anfrage, bestehendes Mandat oder Rückruf.
Information aufnehmen
Nur die von Ihnen definierten Angaben.
Weitergabe
An den zuständigen Anwalt oder Mitarbeiter.
Besondere Anforderungen
Für die Datenschutz- und Vertraulichkeitsanforderungen von Kanzleien ausgelegt.
Mandantenkommunikation verlangt besondere Sorgfalt. TARIS verbindet strukturierte telefonische Erreichbarkeit mit dokumentierten Datenschutzprozessen und klaren Regeln dafür, welche Informationen aufgenommen, weitergegeben oder an einen Menschen übergeben werden.
Anliegen und Kontaktdaten werden nur nach den mit der Kanzlei definierten Prozessen verarbeitet und weitergegeben.
Der Einsatz von TARIS ist mit dokumentierten Datenschutz- und Compliance-Prozessen hinterlegt.
GPT wird über Microsoft Azure in der EU betrieben; relevante Daten werden in Deutschland gespeichert.
Auftragsverarbeitung, Löschkonzept und Rollen-/Rechtekonzept sind dokumentiert. Organisatorische Anrufannahme und Rechtsberatung bleiben klar getrennt.
Häufige Fragen
Was Unternehmen aus dieser Branche wissen möchten.
Erteilen Sie Rechtsberatung?
Nein. Wir übernehmen den telefonischen Erstkontakt und die mit Ihnen abgestimmten organisatorischen Aufgaben.
Können neue Mandatsanfragen getrennt erfasst werden?
Ja. Neu- und Bestandsmandanten können unterschiedliche Abläufe und Fragen erhalten.
Können Sie Fristsachen erkennen?
Nur soweit Sie klare Kriterien und Eskalationsregeln vorgeben. Eine rechtliche Bewertung erfolgt nicht.
Können Termine vereinbart werden?
Ja. Über TARIS können Termine direkt koordiniert werden, wenn ein Kalenderzugang vorhanden ist.
Persönlich besprechen
Wir richten den Telefonservice nach Ihrem tatsächlichen Ablauf ein.
Sie sagen uns, welche Anrufe bei Ihnen vorkommen. Wir entwickeln daraus einen klaren Gesprächs- und Übergabeprozess.